ServicesSecrétariat particulier
Secrétariat particulier pour les familles à plusieurs maisons
L'agenda d'une famille qui vit entre plusieurs lieux, confié à une seule personne.
Une année, trois maisons, un seul calendrier
Une famille qui vit à plusieurs endroits se déplace avec les saisons. Une année d'exemple : suivez-la, ou désignez un mois, pour voir ce que le secrétariat prépare avant chaque déplacement.
Nous répondons sous un jour ouvré.
Le point de départ, le plus souvent
- L'agenda vit dans trois téléphones et dans la tête de deux assistants.
- Un invité important arrive, et la maison l'apprend deux jours avant.
- Chaque maison a ses fournisseurs, et aucun ne parle aux autres.
Ce que nous faisons
Nous tenons l'agenda d'une famille qui vit en plusieurs lieux : voyages et arrivées d'une maison à l'autre, réceptions à domicile, et fournisseurs de confiance pour chaque résidence.
Quand un invité important est attendu, nous préparons la visite avec vous et votre équipe : l'arrivée, les chambres, le briefing du personnel, les formules d'adresse, les voitures et les cadeaux, puis un bref compte rendu.
Ce qui est compris
- Voyages et arrivées d'une résidence à l'autre
- Réceptions à la maison, des dîners aux grandes occasions
- Des fournisseurs de confiance pour chaque maison
- Une coordination discrète avec votre family office
Comment cela se passe
Notre méthode en détailL'agenda
Résidences, saisons, voyages et événements déjà prévus pour l'année.
Les fournisseurs
Chauffeurs, fleuristes, traiteurs et techniciens pour chaque maison, choisis et briefés.
Les visites
Chaque arrivée et chaque réception préparées d'abord sur papier, puis dans la maison.
Après
Ce qui a fonctionné et ce qui a plu aux invités, consigné pour la prochaine fois.
C'est pour vous si
- Vous vivez entre plusieurs maisons et plusieurs pays au fil de l'année.
- Vous recevez des invités qui demandent un protocole : personnalités officielles, diplomates, membres du clergé, partenaires d'affaires.
- Vous donnez des dîners et des fêtes chez vous et voulez qu'ils se déroulent sans bruit.
- Vous travaillez avec un family office et voulez que les maisons soient coordonnées avec lui.
Ce n'est pas pour vous si
- Il vous faut un assistant pour les voyages d'affaires : un service de voyages d'entreprise le fera mieux.
- Vous préparez un grand événement dans un hôtel ou une salle : un organisateur d'événements est le bon partenaire.
- Vous voulez des réservations de restaurants et de billets à la demande : c'est un autre type de service.
Si votre équipe s'en charge elle-même
Guide et sept modèles modifiables
The Protocol Book
Recevoir des invités VIP dans une maison privée, du premier appel à la lettre de remerciement : titres et formules d'adresse, préséance, arrivées, chambres et équipe.
129 €
Les questions que posent les familles
Travaillez-vous avec notre family office ?
Oui. Nous nous occupons des maisons et de la vie qui s'y déroule ; le family office garde la gestion financière et juridique. Nous convenons avec lui, par écrit, de qui fait quoi.
Pouvez-vous préparer la visite d'un invité important ?
Oui : l'arrivée minute par minute, la chambre, le briefing du personnel, les formules d'adresse, la préséance à table, les voitures et les cadeaux, en coordination avec l'équipe et la sécurité de l'invité. The Protocol Book décrit la méthode.
Organisez-vous des réceptions à domicile ?
Dîners, fêtes et réceptions à la maison, avec le personnel de la maison et des fournisseurs de confiance. Pour les grands événements hors de la maison, nous travaillons avec un organisateur d'événements.
Comment restons-nous informés ?
Un agenda partagé pour l'année, et une seule personne à appeler. Chaque changement est confirmé par écrit.
Comment les honoraires sont-ils fixés ?
Le secrétariat particulier est facturé au mois, ou au forfait pour une visite ou un événement, sur devis établi après le premier entretien.
Parlez-nous de la maison.
Parlez-nous de l'année à venir : les maisons, les voyages et les invités que vous attendez.
Nous répondons sous un jour ouvré.