Was ein House Manager eigentlich den ganzen Tag macht

«Und was macht ein House Manager so?» Diese Frage kommt meistens beim Abendessen, und ausgerechnet dort lässt sie sich am schlechtesten beantworten. Sagt man «Ich führe ein Haus», hören die Leute entweder etwas Hochherrschaftliches oder etwas leicht Zwielichtiges. Die Wahrheit taugt als Tischgespräch noch weniger: Man hat den Nachmittag damit verbracht, Servietten zu zählen und mit einem Heizkessel zu streiten.

Familien stellen die Frage besser, denn sie hängen gleich den entscheidenden Nachsatz an: Und brauchen wir so jemanden? Eine Liste der Aufgaben eines House Managers würde mehrere Seiten füllen und am Wesentlichen trotzdem vorbeigehen. Die klarste Antwort, die wir kennen, ist ein Tag. Hier ist ein typischer, zusammengesetzt aus den Sommern in den Häusern, die wir betreut haben, die Einzelheiten so durcheinandergewürfelt, dass kein Haus wiederzuerkennen ist. Juli, die Familie ist da, am Abend kommen Gäste zum Essen.

Was macht ein House Manager? Ein Julitag, Stunde für Stunde

06:30 Der erste Rundgang

Der Tag beginnt mit einem Gang durchs Haus, allein, bevor irgendjemand auf ist. Es ist die einzige Stunde, in der man das Haus so sieht, wie die Familie es sehen wird. Zuerst die Küche: die Temperaturen in den Kühlschränken, die frühen Lieferungen, ob die Gläser von gestern Abend aus dem Geschirrspüler geräumt sind. Dann das Protokoll der Alarmanlage, der Zettel von dem, der abends abgeschlossen hat, ein Blick auf den Pool. Im Juli bleiben die Fensterläden auf der Südseite bis zum Abend zu. Die Familie mag das Licht. Die Möbel und die Bilder mögen es nicht, und irgendjemand muss sich auf die Seite der Möbel stellen.

Kleinigkeiten werden sofort und ohne Aufhebens behoben: eine durchgebrannte Glühbirne, ein Handtuch, das auf einem Terrassenstuhl liegen geblieben ist, Hortensien, die in der Nacht aufgegeben haben. Alles Grössere kommt ins Notizbuch.

07:15 Zehn Minuten in der Küche

Alle, die Dienst haben, treffen sich in der Küche: Hausdame, Koch, Butler, Chauffeur, an manchen Morgen auch der Obergärtner. Wer heute im Haus ist. Wer ankommt, wer abreist. Das Mittagessen. Welcher Wagen gebraucht wird, und um wie viel Uhr. Zehn Minuten, im Stehen. Dauert es länger, ist gestern etwas nicht entschieden worden.

08:00 Frühstück, eher beobachtet als serviert

Serviert wird vom Butler oder von der Hausdame. Der House Manager schaut vom Rand des Raumes aus zu. Ist der Kaffee so, wie sie ihn trinken? Liegt die Zeitung bereit? Hat jemand die Frühstücksflocken des Jüngsten durch die ersetzt, die er tatsächlich isst? Nichts davon wird im Kopf von irgendjemandem aufbewahrt. Es steht im House Book, denn auch das Gedächtnis macht mal Ferien.

09:00 Die Bürostunde, die nie eine Stunde dauert

E-Mails, Rechnungen, das Budget. Das Angebot des Floristen wird freigegeben, bei den Fensterputzern nachgehakt, der Klavierstimmer für Donnerstag bestätigt, die Wäscherei bezahlt, und das Family Office hat eine Frage zu den Ausgaben des Vormonats. Das Personal fragt nach den Dienstplänen (ein Putzplan für ein grosses Haus steht und fällt mit ihnen), nach freien Tagen, nach einer Uniform, die nicht passt. Diesen Teil der Arbeit fotografiert niemand, und doch ist er der grösste Teil der Arbeit.

10:30 Lieferungen und das Gelände

Fisch, Blumen und Wein kommen an, und alles wird mit der Bestellung abgeglichen. Bei der Arbeit auf einer Insel haben wir gelernt, den Fahrplan der Fähre wie ein Dokument des Hauses zu behandeln: Wenn die Schiffe wegen des Windes nicht fahren, bleibt auch die Hälfte der Einkäufe liegen. Danach ein Gang über das Gelände mit dem Estate Manager oder, wenn es keinen gibt, mit dem Obergärtner. Die Themen dieser Woche: die Hecken, die geschnitten werden, bevor die Gäste kommen, und nicht während sie da sind; die Zeitschaltuhr der Bewässerung, die ihren eigenen Kopf hat; der Lavendel, den der Gärtner am liebsten jetzt schneiden würde und den die Familie bis August anschauen möchte.

12:30 Der Plan ändert sich

Beim Mittagessen wird aus dem Abendessen für zwölf eines für sechzehn. Dabei sollte niemand auch nur eine Augenbraue zucken sehen. Hinter der Küchentür heisst das: eine weitere Einlegeplatte für den Tisch, Silber für vier zusätzliche Gedecke, gezählt und poliert, ein Menü, das gestreckt wird, ohne aus der Form zu geraten, zwei Gästezimmer, die für den Fall hergerichtet werden, dass jemand über Nacht bleibt, und eine Nachricht an den Chauffeur: Die letzten Gäste gehen jetzt um Mitternacht, nicht um elf.

14:30 Die stillen Stunden

Mittagessen fürs Personal, danach Ruhe, abwechselnd nach Plan. In Italien gewährt der nationale Tarifvertrag für Hausangestellte dem Personal, das im Haus wohnt und dessen Arbeitstag vom Morgen bis in den Abend reicht, eine unbezahlte Pause von mindestens zwei Stunden, in der Regel am Nachmittag, und ein guter House Manager verteidigt sie auch an einem Tag wie diesem. Müde Leute lassen Gläser fallen. Inzwischen werden die Gästezimmer zusammen mit der Hausdame abgenommen (Betten, Blumen, Wasser am Bett, Leselampen, die auch wirklich funktionieren, und die besonderen Kissen für den Gast, der letztes Jahr danach gefragt hat), nach derselben Routine, die wir für die Vorbereitung eines Gästezimmers beschrieben haben. Gäste merken sich, wer ihre Kissen vergessen hat.

16:00 Das Haus selbst

Ein Techniker kommt wegen der Poolpumpe, die neuerdings ein Geräusch macht. Jemand muss ihn empfangen, ihn in den Technikraum bringen, verstehen, was er sagt, und entscheiden, ob es bis September warten kann. Dann ruft der Architekt wegen der Winterarbeiten am Bootshaus an. Nichts davon ist glamourös. Aber alles davon entscheidet darüber, ob das Haus in fünf Jahren noch funktioniert.

18:00 Ankünfte

Um sechs landen zwei Hausgäste. Der Chauffeur meldet sich vom Flughafen. Die Hausdame packt für sie aus, falls das in dieser Familie so üblich ist; das steht im House Book, und es ist von Familie zu Familie unterschiedlicher, als man meint. Der House Manager steht an der Tür, oder er hat dafür gesorgt, dass die richtige Person dort steht.

19:30 Bevor die Gäste kommen

Letzter Rundgang. Die Terrassenbeleuchtung geht an, die Kerzen werden angezündet. Irgendwo, wo es niemand sieht, brennt Citronella, und die Musik wird auf eine Lautstärke heruntergedreht, mit der die Nachbarn leben können. Dann noch ein Wort mit dem Koch: die Zeiten, und der Gast, der keine Schalentiere anrührt. Der Butler führt die Tafel; der House Manager sorgt dafür, dass die Tafel alles hat, was es dafür braucht.

20:30 Das Abendessen

Während des Essens ist ein House Manager meist unsichtbar und ein klein wenig beschäftigt. Er behält das Tempo der Küche im Auge, schickt ein zweites Paar Hände zum Abräumen, wenn das erste aufgehalten wird, gibt dem Chauffeur Bescheid und achtet darauf, dass die Spätschicht etwas gegessen hat. Fällt der Familie der House Manager während des Essens überhaupt auf, ist etwas schiefgelaufen.

23:30 Der letzte Rundgang

Türen, Fenster, Alarmanlage. In der Halle bleibt eine Lampe an, für einen Gast, der spät noch mit dem Auto aus Mailand kommt. Notizen für die Besprechung am Morgen: das zerbrochene Glas, das ersetzt werden muss, die Pumpe, ein früheres Frühstück für den Gast, der einen Flug erreichen muss.

Kein Mensch sollte all das allein stemmen, und in Italien liesse es der Vertrag auch gar nicht zu. Für Personal im Privathaushalt, das mit im Haus wohnt, sind es höchstens zehn Stunden am Tag, mit elf aufeinanderfolgenden Stunden Ruhe. Ein solcher Tag wird also aufgeteilt. Wir arbeiten als Paar, und das hilft. Einer von uns übernimmt den ersten Rundgang, der andere den letzten.

House Manager, Butler, Estate Manager, Hausdame: wer macht was

Berufsbezeichnungen vertragen das Reisen schlecht. Die Haushälterin eines alten englischen Landsitzes hatte die Hälfte des Personals unter sich. In einer Londoner Wohnung kommt sie heute vielleicht an drei Vormittagen pro Woche. Wer in Italien nach einer governante fragt, bekommt womöglich eine erste Hausdame, womöglich aber auch jemanden, der das ganze Haus führt. Auch «Hausdame» heisst nicht überall dasselbe. Beschreiben Sie also die Arbeit, und verlassen Sie sich nicht auf den Titel.

Der Unterschied zwischen Butler und House Manager liegt vor allem in der Reichweite. Beim Butler geht es um Menschen. Beim House Manager geht es um das Räderwerk, das dafür sorgt, dass diese Menschen gut versorgt sind. In kleineren Häusern wird aus den beiden Stellen oft eine, und eine gute erste Hausdame kann ein solches Haus auch allein führen. Rollen zusammenzulegen ist völlig in Ordnung. Sie zusammenzulegen, ohne es auszusprechen, führt dazu, dass ein Haus am Ende drei Leute hat, von denen jeder glaubt, für den Heizkessel sei ein anderer zuständig.

Vor allem in London und in den USA heisst der House Manager manchmal Household Manager. Gleiche Arbeit, längere Visitenkarte. Die Bezahlung unterscheidet sich zwischen diesen Rollen stärker, als die meisten Familien erwarten; die aktuellen Lohnspannen stehen in unserem Beitrag darüber, was Hauspersonal in Italien und der Schweiz verdient.

Was Familien falsch machen, wenn sie einen House Manager einstellen

• Ein Hotel einstellen. Ein Hoteldirektor hat Abteilungen, einen Nachtmanager und ein Team von Haustechnikern. Ein House Manager im Privathaushalt hat um elf Uhr nachts eine Taschenlampe. Hotelerfahrung ist nützlich, aber es ist ein anderer Beruf.
• Eine Person, vier Stellen. Wir haben schon manche Stellenbeschreibung für einen House Manager gelesen, in der nebenbei auch ein Koch, ein Chauffeur, eine Nanny und ein Buchhalter verlangt wurden. Das ist keine Stellenbeschreibung mehr. Das ist ein Personalverzeichnis.
• Den Kopf hinhalten, ohne etwas zu sagen zu haben. Darf der House Manager dem Personal keine Anweisungen geben und keine Rechnung freigeben, bezahlen Sie sehr viel Geld für einen Boten. Legen Sie fest, was er unterschreiben darf und bis zu welchem Betrag. Und dann sagen Sie es dem Team.
• Fünf Vorgesetzte. Zwei Eltern, ein erwachsener Sohn, ein Family Office und eine Assistentin, und alle geben derselben Person Anweisungen. Ihre Meinung darf jeder behalten, aber berichten sollte der House Manager an eine einzige Stelle.
• Im Mai für Juni suchen. Gute House Manager sind selten von einer Woche auf die andere frei, und wer es doch ist, hat meistens einen Grund dafür.
• Kein Probetag, oder ein Probetag, bei dem niemand hingeschaut hat. Ein Tag im Haus, bei dem die Familie wenigstens zeitweise dabei ist, sagt mehr als drei Vorstellungsgespräche.
• Keine Übergabe. Sonst lernt der Neue das Haus ausgerechnet von der Person kennen, die gerade geht, und die ist nicht immer in grosszügiger Stimmung.

Woran Sie merken, dass Sie einen brauchen

• Ihre Wochenenden gehen fürs Haus drauf. Der Installateur, die Rechnungen, die Vertretung, wenn der Gärtner in den Ferien ist.
• Das Personal kündigt immer wieder, und jeder hat von einem anderen Familienmitglied andere Anweisungen bekommen.
• Jedes Jahr dieselbe undichte Stelle in derselben Ecke, weil es niemandes Aufgabe ist, sie richtig zu beheben.
• Niemand weiss, wann das Silber zuletzt gezählt wurde. Oder wer den Ersatzschlüssel zum Weinkeller hat.
• Die Gäste kommen an, und ihr Zimmer ist fast fertig.
• Es gibt ein zweites Haus, und ausgerechnet das lässt Sie jedes Mal im Stich.
• Im Haus arbeiten mehr Leute, als die Familie beim Frühstück instruieren kann.

Wie Sie einen House Manager briefen

Ein guter House Manager lernt Ihr Haus kennen, ganz gleich, was Sie tun. Mit einem guten Briefing dauert es Wochen statt ganzer Saisons.

1. Wer entscheidet. Nennen Sie die eine Person, der er Rechenschaft schuldet, und was er allein entscheiden darf: Einstellungen, Ausgaben, welchen Handwerker er nachts anruft.
2. Das Jahr. Wann Sie im Haus sind, wann Gäste kommen, welche Termine feststehen, wann das Haus geöffnet und wann es geschlossen wird. Ein Sommerhaus richtig schliessen ist schon eine Aufgabe für sich.
3. Die Standards. Wie die Betten gemacht werden und der Tisch gedeckt wird, der Kaffee, die Temperatur in den Räumen, die Blumen, was «bereit» bei einer Ankunft heisst. Wenn Sie Ihren Standard nicht aufschreiben, bekommen Sie den eines anderen, meistens den des letzten Arbeitgebers.
4. Das Geld. Das Budget, die Konten, wie Rechnungen freigegeben werden und wer was bezahlt.
5. Diskretion. Was wem gesagt werden darf, Fotos, soziale Medien, die Namen der Gäste. Die Vertraulichkeitsvereinbarung wird vor dem ersten Arbeitstag unterschrieben, nicht nach dem ersten Ausrutscher.
6. Die Leute. Wer zum Team gehört, was jeder gut kann, was früher schiefgegangen ist. Seien Sie ehrlich; bis Donnerstag weiss er es ohnehin.
7. Zeit. Bitten Sie um ein paar Wochen Beobachtung, bevor irgendetwas geändert wird. Ein House Manager, der in der ersten Woche den Wäscheschrank neu ordnet, ist entweder sehr gut oder demnächst sehr unbeliebt.

All das gehört in ein einziges Dokument. Wir nennen es das House Book. Jedes Haus, das wir betreuen, hat eines, und aus seinem Aufbau haben wir ein Kit zum House Book gemacht, für Familien und House Manager, die ihr eigenes schreiben möchten. Wenn Sie es lieber mit uns schreiben, dafür gibt es unsere Haushaltsberatung: zwei Tage im Haus, eine ehrliche Bestandsaufnahme, dann das Buch.

Braucht das Haus eine neue Person, fängt jede Einstellung mit genau diesem Briefing an, noch bevor jemand einen Lebenslauf öffnet, und unsere Fragen für das Vorstellungsgespräch mit Hauspersonal setzen dort an; dasselbe Briefing wird zu den ersten Seiten des Haushandbuchs. Und wenn Sie einfach jemanden möchten, der das Haus führt: Das ist unser Haushaltsmanagement, persönlich geleitet von einem von uns. So oder so, erzählen Sie uns von Ihrem Haus.